La
aplicación de los resultados de la descripción y el análisis de puestos es
muy amplia, puesto que se relaciona estrechamente con los subsistemas de la
Planificación Estratégica de Recursos Humanos, entre ellos: reclutamiento y
selección de personal, capacitación y desarrollo del personal (necesidades y
programas), organización y planeación de la fuerza de trabajo, evaluación de
cargos, evaluación de desempeño, proyectos de equipo, métodos de trabajo,
etc. Como se observa, la mayor cantidad de información para poder realizar
estos procesos es proporcionada por el análisis de puestos.
El
análisis y la descripción de puestos o cargos es la Base del sistema de
Recursos Humanos, el desarrollo de una estructura organizacional da como
resultado puestos que tienen que ser cubiertos. El análisis de puestos es ese
procedimiento por el cual se determinan los deberes y la naturaleza de los
puestos y los tipos de personas. Proporcionan datos sobre los requerimientos del
puesto que más tarde se utilizarán para desarrollar las descripciones de los
puestos y las especificaciones de los mismos.
Del
análisis de puestos se obtiene uno o más de los siguientes tipos de información:
Toda la información generada por el proceso de
descripción y análisis de cargos permite contar con un sistema de información
de todo el recurso humano disponible y necesario que permitirá administrar
con mayor eficiencia la gestión de recursos humanos dentro de una organización.
El trabajo derivado de una base de datos es esencial para el éxito de un
departamento de recursos humanos, especialmente en las corporaciones de tamaño
intermedio o grande, porque capacita profesionales del área para tomar
medidas proactivas. Si carecen de la información básica, difícilmente podrán
rediseñar un puesto, reclutar nuevos empleados, capacitar a los actuales,
determinar los niveles adecuados de compensación y llevar a cabo muchas otras
funciones. La información sobre los diversos puestos de una empresa pueden
emplearse en tres formas principales: para la descripción de puestos, para
las especificaciones de una
vacante y para establecer los niveles de desempeño necesarios para una función
determinada.
Primero se obtiene información
sobre las actividades reales de trabajo desempeñadas, tales como limpieza,
codificar, galvanizar o pintar. En ocasiones, la lista de actividades indica
también como, por qué y cuándo un trabajador desempeña cada actividad. El
realizar una descripción y análisis de puestos sirve de guía para el
trabajo de los supervisores con sus subordinados y también a los empleados
para el desempeño de sus funciones.
Es posible reunir información
sobre el comportamiento humano como sensibilidad, comunicación, toma de
decisiones y escritura. En este punto se incluye información referente a las
exigencias personales del puesto en términos de gasto de energía, caminar
largas distancias y otros.
Aquí se incluye la
información sobre los productos fabricados, los materiales procesados, el
conocimiento que se maneja o se aplica y los servicios proporcionados.
El análisis de puesto
proporciona información sobre el puesto y los requerimientos humanos
necesarios tales como los conocimientos o las habilidades con los que se
relaciona (educación, capacitación, experiencia laboral), así como los
atributos personales (aptitudes, características físicas, personalidad,
intereses) para desempeñar esas actividades. Esta descripción del puesto e
información de la especificación del puesto son la base sobre la que se
decide qué tipo de personas se reclutan y se contratan. El análisis de
puestos ayuda en la elaboración de los anuncios, la demarcación del mercado
de mano de obra, la elección de dónde deberá realizarse el reclutamiento de
personal, siendo la base principal de este.
Los perfiles de selección
de personal son determinados dentro de la descripción y análisis de puestos,
los cuales definen los perfiles requeridos de los ocupantes de cada uno de los
cargos, de acuerdo a estos son aplicadas las pruebas de selección de
personal.
Al determinarse los perfiles
de cada uno de los puestos dentro de la organización, también se definen las
aptitudes y requisitos intelectuales necesarios para los mismos, mediante
estos últimos la organización estará en posibilidad de reforzar y
actualizar el grado de conocimiento y aptitudes de los empleados de acuerdo a
las exigencias de su cargo y de su medio ambiente mediante la capacitación a
su personal.
Con la evaluación y
clasificación de cargos se determinan las franjas salariales, de acuerdo a la
posición del cargo en la empresa y el nivel salarial en el mercado, siendo
esta la base para la administración de salarios. También es necesaria una
clara comprensión de lo que cada empleo representa para estimular su valor y
la compensación apropiada para cada uno. Ésto se debe a que la compensación
está vinculada generalmente con la capacidad requerida, el nivel de educación,
los riesgos de seguridad y otros; todos ellos son factores que se
identifican por medio del análisis de puesto. También se ve que
muchas empresas clasifican los puestos en categorías y el análisis de puesto
ofrece los datos para determinar el valor relativo de cada posición para que
pueda ser clasificada.
La evaluación del desempeño consiste en
comparar el desempeño real de cada empleado con el rendimiento deseado. Con
frecuencia es mediante el análisis de puesto que los ingenieros industriales
y otros expertos determinan los criterios que se deben alcanzar y las partidas
específicas que realizar, por medio los
cuales se valora al empleado de ese puesto. El análisis y descripción de
puestos considera muy importante estimular la motivación del personal, de
esta forma facilitar la evaluación de desempeño y verificar el mérito
funcional de cada uno de ellos.
Este comprende la información referente a
cuestiones como condiciones físicas, horario de trabajo, el contexto social y
organización, por ejemplo, la gente con la que el empleado deberá
interactuar habitualmente. También puede reunirse aquí información
sobre los incentivos financieros y no financieros vinculados con el empleo.
El análisis de puestos también es útil para
asegurar que todas las actividades que se deben realizar están en efecto
asignadas a las posiciones específicas.
Por ejemplo,
al analizar el puesto actual del gerente de producción de una compañía,
podría encontrarse que se reporta asimismo como responsable de dos docenas más
de tareas específicas que incluyen la implantación de los programas
semanales de producción, la compra de materias primas y la supervisión de
las actividades diarias de cada uno de sus supervisores de línea. Sin
embargo, hace falta alguna referencia al manejo de la materia prima o los
inventarios del producto terminado. Al proseguir la investigación se
encontrará que ninguna de las otras personas de manufactura es responsable de
la administración de los inventarios.
El análisis de puestos basado no sólo en lo
que los empleados reportan como sus actividades, sino en su conocimiento del
alcance de los puestos, ha identificado una tarea que debe ser asignada. Este
tipo de tareas se descubren con frecuencia mediante el análisis de puestos.
Así, el análisis de puesto desempeña un papel importante en la solución de
los problemas del tipo que surgirían si, por ejemplo, no hubiera alguien
asignado el manejo de inventarios.
Los datos que se proporcionan acerca de la
higiene y seguridad industrial ayudan a minimizar la insalubridad y
peligrosidad comunes a cada cargo.
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